E-arşiv Nedir?

E-ARŞİV NEDİR?

E-arşiv, elektronik ortamda oluşturulan faturanın kağıt veya elektronik ortamda alıcıya gönderilmesi, ikinci kopyasının da düzenleyen tarafından muhafaza edilmesini kapsar. E-arşiv uygulaması E-fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ile vergi mükellefi olmayanlara elektronik ortamda oluşturulan faturanın yine alıcının talebi doğrultusunda elektronik yollarla veya bu faturanın çıktısının alınarak iletilmesini sağlayan bir E-dönüşüm platformudur.

E-arşiv uygulaması E-fatura sistemi ile bütünleşik çalıştığından dolayı E-arşiv uygulamasından yararlanacak mükelleflerin E-fatura sistemine kayıtlı olması gerekmektedir. E-arşiv uygulaması iki türlü uyarlanabilir. Sistemi kullanmaya hak kazanmış mükellefler dilerlerse kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden, dilerlerse bir özel entegratör aracılığı ile bu sisteme dahil olabilirler.

E-arşiv sisteminden bugün itibarı ile sadece E-faturaya kayıtlı mükellefler faydalanabilmektedir. Bu sistemi kullanan mükellefler E-fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayan herkese elektronik ortamda fatura oluşturup gönderebilir.

E-Arşiv Kullanmanın Avantajları

-Kolay ve hızlı entegrasyon

-Yüksek hızda fatura işleme ve gönderme

-Kağıt tasarrufu, doğaya dost uygulama

-Fiziksel arşivleme maliyetlerinin ortadan kaldırılması

-Geriye dönük fatura sorgulama süreçlerinin kolaylaşması

-Gelen-giden fatura kaybının önlemesi

E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Farklar

-E-arşivde fatura hem elektronik hem de kağıt çıktı aIınarak alıcısına iletilebilir fakat e-faturada fatura elektronik ortamda alıcısına iletilir, kağıt çıktı alınamaz.

-E-arşivde, GİB’e ay sonlarında hazırlanacak bir rapor ile bilgi verilir fakat e-faturada, alıcısına gönderilen her fatura önce GİB’e iletilir.

-E-arşivde format zorunluluğu yoktur, istenirse UBL-TR kullanılabilir fakat e-faturada, UBL-TR formatı zorunludur.

-E-arşivde belgeler mali mühür ve zaman damgası kullanılarak onaylanır ve saklanır fakat e-faturada belgeler mali mühürle imzalanır, zaman damgası kullanımı yoktur.

-E-arşivde özel entegratör ya da kendi bilgi işlem sistemlerine onay alarak kullanılır fakat e-faturada GİB Portal, entegrasyon, özel entegratör yöntemlerinden biri kullanılır.

-E-arşiv internet üzerinden satış yapan ciro hacmi yüksek mükellefler için zorunludur fakat e-fatura birçok sektör zorunluluk kapsamındadır.